Klachtenreglement

1. Algemene bepalingen

1.1 De klachtenregeling is van toepassing op de werkzaamheden van Instituut voor Uitvoering SD ‘Uitvoeringsbrigade’. Haagsestraat 5, 2587TE’s-Gravenhage. KVK 60395257.

1.2 In de klachtenregeling wordt verstaan onder:

Indiener: de persoon die in relatie staand tot de Uitvoeringsbrigade een klacht voorlegt.
Medewerker: een persoon werkzaam voor de Uitvoeringsbrigade, zowel in dienst van als verbonden aan de organisatie en onder verantwoordelijkheid van de organisatie diensten verlenen.
Klacht: een schriftelijk als klacht ingediende uiting van onvrede over de dienstverlening van de Uitvoeringsbrigade of van een medewerker van de organisatie.

1.3 De indiener kan zich bij het indienen van een klacht door iemand laten vertegenwoordigen of zich door iemand laten bijstaan.

2. Het indienen van een klacht

2.1 Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend bij:
Instituut voor Uitvoering SD ‘Uitvoeringsbrigade’
Haagsestraat 5
2587TE ’s-Gravenhage

2.2 Een klacht moet zijn ondertekend en bevat tenminste:

de naam, het adres en de handtekening van de indiener
de datum waarop de klacht is verstuurd
een beschrijving van het gedrag en/of de dienstverlening waartegen de klacht is gericht en – indien mogelijk – een datum waarop dit gedrag heeft plaatsgevonden
de naam van de medewerker tegen wie de klacht is gericht
eventuele bewijsstukken

2.3 Klachten die niet compleet zijn, worden niet in behandeling genomen en binnen vijf werkdagen teruggestuurd met het verzoek de klacht te completeren.

2.4 De klager is te allen tijde gerechtigd de klacht in te trekken. De klager dient hiervan schriftelijk mededeling te doen.

2.5 Bij intrekking van de klacht door de klager blijft de Uitvoeringsbrigade bevoegd onderzoek te doen naar de klacht. De klager wordt hiervan in kennis gesteld.

3. Ontvangstbevestiging

De directeur van de Uitvoeringsbrigade bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk binnen vijf werkdagen.
4. Afhandeling van de klacht

4.1 De klacht wordt behandeld door de directeur en medewerker van de Uitvoeringsbrigade. De klacht wordt niet behandeld door een medewerker waar de klacht betrekking op heeft.

4.2 De directeur zal de indiener zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht uitnodigen voor een gesprek om de klacht te bespreken. Degene over wie is geklaagd zal ook in de gelegenheid worden gesteld mondeling of schriftelijk een toelichting te geven. Van belang is dat beide partijen op de hoogte zijn van elkaars standpunten en in de gelegenheid worden gesteld om hierop te reageren. Beide partijen kunnen zich bij dit gesprek laten bijstaan. Indien een van beide partijen het niet wenselijk vindt om geconfronteerd te worden met de andere partij tijdens een gesprek, zal dit apart van elkaar plaats vinden.

4.3 De directeur maakt van de gesprek(ken) een verslag. Een kopie van het verslag zal binnen veertien dagen na het gesprek naar de partijen worden verstuurd. Wanneer één van de partijen bepaalde informatie verschaft onder het voorbehoud dat de andere partij hiervan niet op de hoogte mag worden gesteld, dient de informatie niet te worden gebruikt bij het beoordelen van de klacht.

4.4 De directeur zal tegelijk met het verslag schriftelijk laten weten hoe de klacht is afgehandeld. Indien deze ongegrond is verklaard, licht de directeur dit nader toe. Indien de klacht gegrond is verklaard, meldt de directeur welke gevolgen hij/zij daaraan verbindt.

5. Archivering

De directeur archiveert de klacht en bijbehorende stukken in het dossier van de indiener. Dit dossier is inzichtelijk voor de indiener. Daarnaast wordt de klacht gearchiveerd in een daartoe bestemd digitaal dossier voor documentatie van klachten.

6. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 september 2019.